Pengadaan barang/jasa secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa mulai dari kegiatan perencanaan, penentuan standar, pengembangan spesifikasi, pemilihan penyedia, negosiasi harga, manajemen kontrak, pengendalian, penyimpanan dan pelepasan barang serta fungsi-fungsi lainnya yang terkait dalam proses tersebut, untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam suatu organisasi.
Proses ini diharapkan dapat dilakukan dengan biaya (cost) yang terbaik untuk memperoleh nilai (value) terbaik dari dana yang terbatas dengan cara mengendalikan komponen pengadaan yaitu; kualitas, kuantitas, waktu, tempat dan harga (price)
Pengadaan merupakan fungsi yang sangat penting dalam organisasi. Pengadaan yang tidak diatur dengan baik akan dapat berpotensi untuk:
- menjauhnya penyedia barang/jasa, karena tidak memiliki kesempatan cukup untuk dapat mengikuti pemilihan penyedia
- menghasilkan penyedia yang tidak tepat akibat ketidaksesuaian target bidang usaha pemasok dengan struktur pasar
- tingkat persaingan yang rendah akibat persyaratan spesifikasi yang tidak sesuai
- sanggahan dan tuntutan akibat ketidakmampuan untuk melakukan keputusan yang benar atau keputusan yang dibuat bukan atas dasar nilai terbaik
- ketidakjelasan prosedur akan menyebabkan keputusan yang dipengaruhi oleh kepentingan lain, sehingga timbul pelanggaran terhadap peraturan yang dapat mengakibatkan denda, klaim dan terbuangnya waktu, uang, sumber daya, material dan akan menurunkan secara drastis motivasi untuk melakukan perubahan untuk perbaikan.
Pengadaan barang/jasa dalam kegiatan pembangunan di pemerintah memiliki porsi yang cukup besar, baik dilihat dari besaran porsi anggarannya atau dari banyaknya kasus pengadaan yang terjadi. Akibat dari pengadaan yang tidak diatur dengan baik sudah banyak terjadi dengan munculnya lebih dari 70 persen kasus pengadaan dalam kegiatan pembangunan pemerintah.
Untuk itu mengingat pentingnya pengaturan yang baik dalam kegiatan pengadaan maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengubah proses pengadaan barang/jasa dari kegiatan transaksional yang hanya melihat pengadaan sebagai proses administratif dari upaya mendapatkan barang/ jasa dengan beberapa pilihan kegunaan dapat diubah menjadi suatu kegiatan strategis sebagai satu kesatuan yang utuh dan berkesinambungan dalam menjalankan fungsinya sebagai pelayan masyarakat (public service).
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 (Perpres 54/2010) tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah (pengganti dari Keppres 80 tahun 2003) telah mengamanatkan dibentuknya suatu unit permanen, yaitu suatu Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang ada, khusus untuk melayani dan melaksanakan keseluruhan proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
Pengadaan barang/jasa harus dilakukan dengan perencanaan yang berkualitas dan proses pemilihan yang sesuai dengan prinsip dan kebijakan pengadaan yang tidak mungkin dilaksanakan oleh panitia adhoc yang masing-masing mempunyai tupoksi sendiri di instansinya. Dengan pembentukan ULP yang mandiri, para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mempunyai kompetensi pengadaan dapat berkumpul dalam suatu wadah dengan tupoksi khusus dan fokus melayani pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada K/L/D/I yang bersangkutan, tidak terganggu oleh aktivitas lainnya di luar pengadaan barang/jasa.
Proses pengadaan dapat berjalan dengan proses strategis (tidak lagi hanya transaksional) dimana ULP dapat menyediakan masukan dan panduan kepada pengguna barang/jasa dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal pencarian sumber daya (sourcing), metode pengadaan, kontrak dan manajemen resiko, pertimbangan harga dan biaya, sampai dengan manajemen persediaan dan disposal untuk semua barang atau jasa yang akan diadakan.
Memberikan metodologi terbaik untuk memilih apakah akan memproduksi sendiri, swakelola (self manage), atau membeli/mengadakan melalui penyedia barang/jasa. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih cara pemilihan penyedia dan kriteria penilaian penyedia yang sesuai dengan jenis dan kondisi yang terkait dengan barang/jasa yang akan diadakan sampai dengan mencari metode pengadaan yang dapat meminimalkan limbah dan mengarah ke pengadaan yang ramah lingkungan (sustainable procurement).
Kedudukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang di dalamnya terdapat beberapa kelompok kerja (pokja) mempunyai posisi yang berimbang dengan para pengguna anggaran (PA) atau bahkan lebih tinggi dari PPK, karena PA dan ULP sama-sama diangkat oleh Kepala Daerah/Pimpinan Institusi, sehingga pengambilan keputusan (terutama dalam penentuan pemenang pemilihan penyedia) dapat dilakukan secara mandiri tanpa pengaruh dari pihak lain.
Begitu pula dengan bentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang mandiri, pokja ULP tidak lagi terikat dengan atasan lain selain ketua atau struktur organisasi pada ULP sendiri, sehingga PPK dalam suatu pekerjaan pun tidak dapat ikut campur dalam proses pemilihan.
Ditambah dengan adanya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), fungsi manajemen strategis ULP menjadi lebih signifikan.
Di samping lebih menguatkan prinsip pengadaan (efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil, dan akuntabel), digitalisasi proses pengadaan dengan LPSE akan memperkuat sistem manajemen pengadaan dalam suatu K/L/D/I.
Basis data dari keseluruhan proses dan entitas pengadaan secara otomatis dapat terbentuk dan disimpan serta diolah sebagai masukan informasi dalam keseluruhan tahapan proses pengadaan, mulai dari tahap awal perencanaan pengadaan, sumber daya (penyedia, barang/jasa dan pasar, serta internal pokja ULP sendiri), penentuan metode pemilihan, kriteria penilaian, sampai dengan administrasi kontrak serta surat menyurat dapat dilakukan oleh ULP dengan score level of service yang jauh lebih baik dari pada pengadaan yang dilakukan oleh panitia ad hoc secara sendiri-sendiri dan manual.
Pada akhirnya dengan pelayanan pengadaan yang kredibel dari ULP dapat diperoleh proses pelaksanaan pengadaan yang sesuai dengan aturan, prinsip serta kebijakan pengadaan sehingga kebutuhan pengguna akan barang/jasa dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhannya.
Barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan meningkatkan tingkat pelayanan masyarakat dan dapat memberikan perlindungan hukum untuk meminimalkan resiko bagi organisasi.
Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
